KI-Mail-Assistent für Outlook und Gmail
E-Mails automatisch beantworten mit KI: Der Assistent sortiert Ihren Posteingang in Outlook und Gmail und entwirft Antworten. Versand nur mit Freigabe.
Der KI-Mail-Assistent für Outlook und Gmail liest Ihre E-Mails und fasst viele Nachrichten zu einem kurzen Bericht zusammen. Auch Teams ist angebunden. Yura entwirft Antworten nach Ihren Vorgaben und sendet sie erst nach Ihrer Freigabe.
- DSGVO & Hosting in Deutschland
- Verschlüsselte Übertragung
- Zweckgebundene Nutzung
- Outlook, Gmail und weitere Anbieter · Ihr bestehendes Postfach bleibt erhalten
- Server in Deutschland · TLS-verschlüsselt und ohne Training öffentlicher Modelle
- Kein zweiter Posteingang: Der Assistent arbeitet in dem Postfach, das Sie kennen
- Die Freigabe bleibt bei Ihnen · Kein Versand ohne Ihren Klick
Verbunden wird das Postfach, das Sie schon haben
Sie behalten Ihre Adresse und Ihren Posteingang. Die Anbindung läuft über die offiziellen Schnittstellen des jeweiligen Anbieters, Ihre Zugangsdaten bleiben dort, wo sie sind.
- Microsoft Outlook Microsoft 365 und Exchange Über die offizielle Schnittstelle von Microsoft
- Gmail Google Workspace und private Konten Über die offizielle Schnittstelle von Google
- Andere Anbieter Zum Beispiel GMX, Web.de oder Ihr eigener Mailserver Über IMAP und SMTP, TLS-verschlüsselt
Yura KI-Mail-Assistent
Die Verarbeitung erfolgt auf Servern in Deutschland. Postfächer lassen sich einzeln verbinden und jederzeit wieder trennen.
Sehen Sie den Unterschied
Derselbe Posteingang in vier Momenten: zuerst ohne und dann mit Yura KI.
- Reihenfolge Ohne Yura: Nach Eingang. Oben steht die neueste Nachricht, auch wenn sie warten kann. Mit Yura: Nach Dringlichkeit. Frist, Absender und Anliegen entscheiden, was oben steht.
- Bearbeitung Ohne Yura: Einzeln. Öffnen, lesen, schließen und wieder von vorn. Mit Yura: In Blöcken. Was zusammengehört, wird in einem Durchgang gelesen.
- Antwortzeit Ohne Yura: Erst später. Die Antwort wartet, bis jemand Zeit dafür hat. Mit Yura: Entwurf steht. Der Vorschlag liegt unter der Mail, bevor Sie tippen.
- Routine Ohne Yura: Alles manuell. Dieselbe Frage und dieselbe Antwort, jedes Mal neu getippt. Mit Yura: Vorbereitet. Wiederkehrende Antworten kommen fertig formuliert. Den Versand geben Sie frei.
Vom Posteingang zur fertigen Antwort
Drei Schritte, die jede eingehende E-Mail durchläuft. Die Ausschnitte rechts zeigen die Oberfläche, die Sie nach der Anmeldung sehen.
Jede Mail ist gelesen, bevor Sie sie öffnen
Yura liest jede eingehende Nachricht mit, erkennt Absender, Anliegen, Frist und Tonfall und stuft sie nach Dringlichkeit ein. Ihr Posteingang bleibt derselbe, nur die Reihenfolge ändert sich: Oben stehen die Nachrichten, die heute eine Antwort brauchen.
- Die Einstufung hoch, mittel oder niedrig steht neben jeder Zeile
- Newsletter und Systembenachrichtigungen rücken automatisch nach unten
- Yura liest Fristen aus dem Text der Nachricht
Hunderte Nachrichten, ein klarer Bericht
Am Ende des Tages erhalten Sie einen kurzen Bericht: wie viel eingegangen ist, wie viel davon eine Antwort braucht und was bereits erledigt ist. Offene Punkte stehen einzeln, reine Informationen sind gruppiert, Beantwortetes ist abgehakt. Ein Blick genügt für den Überblick.
- Handlungspunkte getrennt von reiner Information
- Jeder Punkt bleibt mit seinem Nachrichtenverlauf verknüpft, ein Klick führt zum Original
- Der Bericht kommt jeden Tag zur selben Uhrzeit
Der Entwurf steht, bevor Sie tippen
Ein Klick auf Yura KI, und der Antwortentwurf steht unter der Nachricht, in Ihrem Tonfall und mit den Fakten aus dem Verlauf. Sie lesen ihn, ändern, was Sie ändern möchten, und senden. Ohne Ihre Freigabe verlässt nichts Ihr Postfach.
- Yura übernimmt den Stil Ihrer früheren Antworten
- Termine und Zusagen übernimmt Yura aus dem Nachrichtenverlauf
- Jeder Entwurf ist änderbar, bevor er zur Freigabe steht
KI-Mail-Assistent für Outlook und Gmail: E-Mail-Automatisierung für Unternehmen
So funktioniert ein KI-Mail-Assistent im Arbeitsalltag
Im Posteingang wird es eng, wenn viele Nachrichten gleichzeitig ankommen. Anfragen zu Preisen, Terminen und Lieferzeiten wiederholen sich und werden zwischen zwei anderen Aufgaben beantwortet. Der KI-Mail-Assistent setzt genau dort an: Er liest jede eingehende Nachricht, erkennt Absender, Anliegen und Frist und ordnet sie nach Dringlichkeit. Ihr Postfach bleibt, wie es ist, nur die Reihenfolge der Bearbeitung ändert sich.
E-Mails automatisch beantworten mit KI: Entwurf statt Autopilot
Das Beantworten übernimmt der Assistent als Entwurf: Er liest die eingehende Nachricht, erkennt das Anliegen und formuliert eine Antwort im Ton Ihrer bisherigen Nachrichten. Zahlen, Termine und Zusagen übernimmt Yura nur aus dem jeweiligen Nachrichtenverlauf. Sie sehen den Text vor dem Versand und schicken ihn unverändert oder nach Ihren Änderungen ab, auf Wunsch zu einem späteren Zeitpunkt. So geht das Antworten schneller, und die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Alles, was der Assistent im Hintergrund erledigt
Die folgenden Funktionen laufen in dem Postfach, das Sie ohnehin benutzen: Outlook, Gmail oder das Postfach eines anderen Anbieters.
Stapelverarbeitung
Neue Nachrichten liest Yura gesammelt in Blöcken. Bei vielen Nachrichten am Tag bearbeiten Sie Ihren Posteingang so in wenigen ruhigen Durchgängen.
Sortiert nach Dringlichkeit
Die Reihenfolge richtet sich nach Anliegen, Frist und Absender. Newsletter und Systemmeldungen rutschen automatisch nach unten.
Fristen aus dem Fließtext
„Bis Freitag“ steht selten im Betreff. Yura liest Termine und Zusagen aus dem Text und vermerkt sie an der Aufgabe.
Entwürfe in Ihrem Ton
Yura schreibt im Stil Ihrer früheren Antworten. Zahlen, Termine und Zusagen übernimmt Yura aus dem Nachrichtenverlauf.
Terminierter Versand
Antwort heute schreiben, morgen früh zustellen. Nützlich für Nachrichten, die am Sonntagabend fertig sind, aber nicht am Sonntagabend ankommen sollen.
Tagesbericht am Abend
Am Ende des Tages ein Überblick: wie viel kam herein, wie viel braucht eine Antwort, was ist erledigt. Jeder Eintrag bleibt mit seinem Verlauf verknüpft.
Verlauf bleibt am Kontakt
Der Verlauf ist dem Ansprechpartner zugeordnet. Wer heute per Mail und morgen über WhatsApp schreibt, bleibt derselbe Vorgang.
Mehrere Postfächer, eine Ansicht
Ein persönliches Postfach und eine geteilte info@-Adresse laufen in derselben Liste zusammen. Yura sortiert die Nachrichten aller Konten gemeinsam.
Die Freigabe bleibt bei Ihnen
Nichts verlässt Ihr Postfach ohne Ihr Zutun. Jeder Entwurf ist vor dem Versand sichtbar und änderbar, gesendet wird mit Ihrem Klick.
Wirkung in jeder Branche
Je nach Branche und Rolle hilft der Assistent an unterschiedlichen Stellen. Hier sehen Sie die konkreten Einsatzbereiche.
Support & Kundenservice
Die KI liest Anfragen und schlägt Antworten vor. Sie prüfen und geben frei.
- Schnellere Reaktionszeiten bei Tickets und E-Mails
- Einheitlicher Ton und gleichbleibende Qualität über alle Kanäle
- Mehr Zeit für schwierige Fälle, weil weniger getippt werden muss
- Automatische Antworten für Nebenzeiten möglich
Vertrieb
Angebote und Nachfass-E-Mails: Die KI formuliert Entwürfe, Sie passen sie an und senden.
- Der Zusammenhang aus CRM und E-Mail bleibt erhalten, ohne Kopieren und Einfügen
- Schnellere Reaktion auf Interessenten
- Einheitlicher Ton in Angeboten und Kampagnen
Projektmanager & Teams
Status-E-Mails und Absprachen gebündelt: Die KI fasst zusammen, Sie geben grünes Licht.
- Eine gemeinsame Freigabe für viele einzelne E-Mails
- Klare Kommunikation mit Kunden und Partnern
- Verständliche Antworten, Teamton bleibt kontrolliert
Management
Posteingangseinträge mit einem Klick priorisieren, delegieren oder freigeben.
- Seltener unterbrochen und mehr Zeit für strategische Themen
- Zeitgesteuerter Versand für Entlastung im Alltag
- Sie behalten die Kontrolle: Jede E-Mail ist vor der Freigabe sichtbar
In jeder Branche gilt: weniger Zeit im Posteingang und mehr Zeit für die eigentliche Arbeit, bei voller Kontrolle.
Outlook, Gmail und andere Anbieter: Anbindung an Ihr bestehendes Postfach
Eine E-Mail-Automatisierung ist nur dann brauchbar, wenn niemand das Postfach wechseln muss. Yura verbindet sich mit Microsoft Outlook, Gmail und den Postfächern anderer Anbieter; Adressen, Ordner und Signaturen bleiben unverändert. Wer bereits die Outlook-Integration nutzt, bekommt dieselbe Logik im gewohnten Fenster.
Dieselbe Wissensbasis bedient auch andere Kanäle: Was einmal hinterlegt ist, gilt in der WhatsApp-Integration genauso, und Aufgaben aus einer Nachricht wandern über den Aufgaben-Magnet direkt in die Planung. Wiederkehrende Abläufe verbinden Sie ohne Programmierung über die Workflow-Automatisierung.
DSGVO-konform, sicher und nachvollziehbar
So schützen wir Ihre E-Mail-Daten: verschlüsselt übertragen, DSGVO-konform verarbeitet und nachvollziehbar dokumentiert.
DSGVO & Hosting in Deutschland
Server in Deutschland, Verarbeitung nach der DSGVO
Verschlüsselte Übertragung
Moderne TLS-Verschlüsselung (TLS 1.2 und TLS 1.3) für alle Verbindungen
Zweckgebundene Nutzung
Ihre Daten werden nicht verkauft und nur für Ihre eigenen Abläufe verarbeitet
Kein KI-Training
Ihre Daten & Inhalte werden niemals zum Training öffentlicher Modelle genutzt
Transparente Integrationen
Verbindungen zu Outlook, Gmail und weiteren Programmen richten Sie selbst ein und trennen sie jederzeit
Eigenverantwortliche Kontrolle
Volle Transparenz und Hoheit über Rollen, Freigaben & Datenfluss
DSGVO-konforme E-Mail-Automatisierung
Bei geschäftlicher Korrespondenz zählt neben den Funktionen auch die Rechtslage. Die Verarbeitung erfolgt auf Servern in Deutschland, die Übertragung ist per TLS verschlüsselt, und Ihre Inhalte werden nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle verwendet. Vor dem Einsatz schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ab.
Details finden Sie unter Datenschutz und Sicherheit und in der Datenschutzerklärung.
Spürbar wird der Effekt dort, wo dieselben Fragen nicht mehr einzeln getippt werden: Die Bearbeitungszeit pro Vorgang sinkt, und je mehr Nachrichten eingehen, desto größer ist die Entlastung. Mit dem KI-Mail-Assistenten von Yura wird aus einem vollen Posteingang eine sortierte Arbeitsliste, und vor jedem Versand entscheiden Sie.
Fragen zum KI-Mail-Assistenten
Antworten auf die häufigsten Fragen. Ihre Frage ist nicht dabei?
Wie analysiert die KI meine eingehenden E-Mails?
Der KI-Mail-Assistent liest E-Mails strukturiert aus, erkennt Dringlichkeit und Thema und schlägt passende Antwortentwürfe vor. Vor dem Versand entscheiden Sie stets selbst.
Kann die KI meine E-Mails beantworten?
Ja, als Entwurf. Die KI liest die eingehende E-Mail, erkennt Anliegen und Dringlichkeit und formuliert eine Antwort im Ton Ihrer bisherigen Nachrichten. Sie sehen den Text vor dem Versand und schicken ihn unverändert oder nach Ihren Änderungen ab.
Werden meine E-Mail-Daten vertraulich behandelt?
Ja, alle Daten werden streng nach EU-DSGVO auf Servern in Deutschland verarbeitet. E-Mail-Inhalte werden niemals für das Training öffentlicher KI-Modelle genutzt.
Unterstützt das Modul Outlook und Gmail?
Ja, der KI-Mail-Assistent lässt sich direkt mit Microsoft Outlook, Gmail und den Postfächern anderer gängiger Anbieter verbinden, etwa GMX oder Web.de.
Muss ich mein Postfach wechseln oder Daten übertragen?
Nein. Der Assistent verbindet sich mit Ihrem bestehenden Konto bei Outlook, Gmail oder einem anderen E-Mail-Anbieter. Adressen, Ordnerstruktur und Signaturen bleiben unverändert, und Sie arbeiten weiter in Ihrem gewohnten Posteingang.
Werden E-Mails automatisch ohne meine Freigabe versendet?
Nein. Der Assistent erstellt Entwürfe, versendet aber nichts eigenständig. Jede Antwort ist vor dem Versand sichtbar und änderbar. Optional können Sie einen Entwurf für später einplanen; auch dann liegt die Freigabe bei Ihnen.
Woher kennt die KI meinen Schreibstil?
Yura leitet den Ton aus Ihren früheren Antworten ab. Zahlen, Termine und Zusagen übernimmt Yura nur aus dem jeweiligen Nachrichtenverlauf.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Kontoanbindung ist eine Frage von Minuten. Sinnvoll priorisiert wird ab dem ersten Durchlauf; der Schreibstil wird mit jeder freigegebenen Antwort genauer.
Funktioniert der Assistent auch mit mehreren Postfächern?
Ja. Mehrere Konten laufen in einer Ansicht zusammen, etwa ein persönliches Postfach und eine geteilte info@-Adresse. Yura sortiert die Nachrichten aller Konten gemeinsam nach Dringlichkeit.
Brauche ich in Gmail noch Filter und Labels?
Ihre bestehenden Filter und Labels bleiben, wie sie sind. Filter greifen nach festen Regeln wie Absender oder Betreff. Yura ordnet zusätzlich nach Inhalt und Dringlichkeit, auch Mails, auf die keine Regel passt, und schlägt für Routinefragen Antworten als Entwurf vor.
Wie geht der KI-Mail-Assistent mit Wegwerf-Adressen wie 10 Minute Mail um?
Adressen von Diensten wie 10 Minute Mail, 10 Min Mail oder 10min Email laufen nach kurzer Zeit ab, eine Antwort erreicht den Absender dann oft nicht mehr. Der KI-Mail-Assistent liest solche Nachrichten wie jede andere, ordnet sie nach Dringlichkeit und legt die Antwort als Entwurf vor. Ob sich der Aufwand lohnt, entscheiden Sie vor dem Versand.
Kann ich mein Google-Konto mit einem Passkey absichern, wenn ich Gmail mit Yura nutze?
Ja, das bleibt Ihre Entscheidung. Die Anbindung läuft über Ihr bestehendes Google-Konto, und wie Sie sich bei Google anmelden, etwa mit Passwort, Passkey oder Zwei-Faktor-Authentifizierung, legen Sie in den Einstellungen Ihres Google-Kontos fest. Ein Passkey schützt damit auch das Postfach, auf das Yura zugreift.
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