KI für die Rechtspraxis

KI für die Rechtspraxis: Mandantenkommunikation, Fristenhinweise, Dokumentenablage und Terminvergabe.

ca. 80 % · Weniger Aktenroutine

Post und Dokumente werden erkannt, zugeordnet und abgelegt.

ca. 10 Std. · Pro Woche für Mandate frei

Die eingesparte Zeit summiert sich über die Arbeitswoche.

ca. 3 Std. · Bis zur Mandantenrückmeldung

Anfragen werden vorsortiert und mit Entwurf vorgelegt.

Jede · Frist wird überwacht

Jede erkannte Frist wird zur Bestätigung vorgelegt und danach überwacht.

Alle Zahlen sind Modellrechnungen auf Basis der angegebenen Annahmewerte und keine gemessenen Kundendaten. Die vollständige Rechnung steht jeweils unter „Warum?“.

Der Kanzleialltag: Wenn jede Minute über das Mandat entscheidet

In einer Rechtsanwaltskanzlei ist Zeit knapp. Trotzdem verbringen Anwälte und ihre Teams viele Stunden mit Verwaltungsaufgaben, die den eigentlichen Rechtsbeistand verzögern. Suchen mögliche Mandanten einen Anwalt, entscheidet oft die erste Reaktion: Wer nicht schnell antwortet, verliert das Mandat an eine andere Kanzlei.

Hinzu kommen viele Fragen zur Rechtsschutzversicherung, etwa zu Wartezeiten oder Kosten, die zeitaufwendige Vorprüfungen erfordern. Viele Kanzleien arbeiten dabei noch mit Abläufen von Hand, die für den heutigen Alltag zu langsam sind. Ohne eine Mandantenkommunikation, die auch außerhalb der Bürozeiten funktioniert, wird es schwer, mit steigenden Fallzahlen Schritt zu halten.

Anwendungsfälle in der Kanzlei

Kurzberichte zu Fällen

Der Fall auf einer Seite

Liest die Akte, hebt wesentliche Fakten, Rechtsfragen und vergleichbare Fälle hervor und erstellt daraus einen geordneten Kurzbericht, den die Anwältin oder der Anwalt prüft.

Fristenverwaltung

Fristen im Blick

Behält Gerichtstermine, Schriftsatzfristen und Verjährungsfristen in allen Akten im Blick, trägt sie in den Kalender ein und legt Erinnerungen mit Vorfrist an, die Sie bestätigen.

Verträge prüfen und weiterleiten

Risiken früh erkennen

Yura prüft jeden Vertrag auf Risiken, ungewöhnliche Klauseln und mögliche Verstöße gegen Vorschriften und leitet ihn mit allen Hinweisen an das zuständige Dezernat weiter.

Entwürfe für Schriftstücke

Entwurf aus Ihren Vorlagen

Erstellt Entwürfe für Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, Anträge und Schreiben aus Ihren Vorlagen und im Stil Ihrer Kanzlei.

Abrechnung & Zeiterfassung

Zeiten sauber erfasst

Erfasst abrechenbare Stunden, prüft Zeiteinträge und bereitet Rechnungen vor. Fehler fallen auf, bevor die Rechnung an den Mandanten geht.

KI-Automatisierung für Ihre Rechtsanwaltskanzlei

Die Yura-Lösung: KI-gestützte Mandantenkommunikation

Wir setzen bei der ersten Nachricht an. Der KI-Mail-Assistent liest eingehende Dokumente, erkennt, worum es geht, und ordnet sie der richtigen Akte zu. Wiederkehrende Fragen, etwa zu Ablauf, Kosten oder Deckung durch die Rechtsschutzversicherung, beantwortet der Assistent mit den Informationen, die Ihre Rechtsanwaltskanzlei hinterlegt hat.

Termine schlägt er vor, Sie bestätigen. So bleibt die Mandantenkommunikation in Bewegung, auch wenn Sie gerade im Termin sind.

Ergebnisse im Alltag: Kosteneinsparung und mehr Mandate

Vor allem steigt der Durchsatz. Wenn die Routinekorrespondenz nicht mehr jede Anfrage einzeln von Hand durchläuft, bearbeitet dieselbe Rechtsanwaltskanzlei mehr Mandate in derselben Zeit. Darin liegt die eigentliche Kosteneinsparung.

Außerdem bleiben Erstanfragen nicht mehr liegen: Wer abends schreibt, bekommt eine Eingangsbestätigung und einen Terminvorschlag und muss nicht bis Montag warten. Die juristische Prüfung bleibt beim Anwalt, und die Automatisierung sorgt dafür, dass sie früher beginnen kann.

Anwaltsgeheimnis und Datenschutz

Beim Anwaltsgeheimnis gibt es keinen Spielraum. Alles, was über den KI-Assistenten läuft, wird verschlüsselt und DSGVO-konform auf Servern in Deutschland verarbeitet, und Mandantendaten verlassen die EU nicht. Ob Einzelanwalt oder Großkanzlei: Die Anforderungen an die Mandantenkommunikation sind dieselben, und die Nachweise dafür (AVV, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten) stellen wir bereit.

Wie Yura den Kanzleialltag erleichtert

Unterstützung von der Mandatsaufnahme bis zum Abschluss

• Aufgabenverwaltung Automatisch erstellte To-dos aus Mandantenanfragen, von angeforderten Dokumenten bis zu Fristen
• KI-Telefonassistent Rund um die Uhr erreichbar für Mandantenanfragen, Buchungen von Erstgesprächen und allgemeine Auskünfte zur Kanzlei
• Mandantenaufnahme Strukturierte Aufnahme neuer Mandanten, Prüfung auf Interessenkonflikte und erste Einordnung des Falls
• Chat-Zugang Mandanten erreichen die Kanzlei per Chat, etwa für Terminanfragen, den Stand ihres Falls und das Hochladen von Dokumenten
• Fristenmanagement Automatische Verfolgung von Gerichtsterminen, Einreichungsfristen und Verjährungsfristen
• Kalenderverwaltung Automatische Abstimmung von Mandantenterminen, Gerichtsterminen und Fristen im Kalender der Kanzlei

Was eine KI in der Kanzlei darf und was nicht

Die Grenze verläuft zwischen Vorbereitung und Bewertung. Ein KI-Assistent darf Post öffnen und einordnen, Anrufe entgegennehmen, Fristen notieren, Dokumente der richtigen Akte zuweisen und Entwürfe vorbereiten. Er bewertet keinen Sachverhalt, gibt keine Auskunft zur Erfolgsaussicht und trifft keine Entscheidung, die eine anwaltliche Prüfung erfordert.

Yura ist deshalb so eingerichtet, dass jede nach außen wirkende Äußerung über eine Freigabe läuft. Automatisiert wird die Zuarbeit, die anwaltliche Leistung bleibt beim Anwalt. Das gilt für die Einzelkanzlei ebenso wie für die Rechtsabteilung eines Unternehmens: Ob Associate, Partnerin oder Syndikusrechtsanwalt (kurz: Syndikusanwalt), die rechtliche Bewertung trifft immer ein Jurist. Die KI übernimmt für Juristen die Vorarbeit, die Verantwortung bleibt bei ihnen.

Das KI-Sekretariat: Anrufe, Fristen und Mandantenanfragen

Viele Kanzleien besetzen das Vorzimmer nicht durchgehend und verlieren genau dort Mandate: Wer nicht durchkommt, ruft die nächste Kanzlei an. Ein KI-Sekretariat nimmt das Gespräch rund um die Uhr an, fragt nach Anliegen, Gegenseite und Dringlichkeit, gleicht den Kalender ab und vergibt einen Termin für das Erstgespräch. Bei laufenden Mandaten notiert es die Rückfrage und legt sie dem zuständigen Sachbearbeiter mit Aktenbezug vor.

Eine Rechtsauskunft erteilt es nicht, auch wenn der Anrufer danach fragt. Wie das im Detail abläuft, steht auf der Seite zum KI-Telefonassistenten.

Verschwiegenheitspflicht: der rechtliche Rahmen für KI in der Kanzlei

Das ist der Punkt, an dem die meisten Gespräche entschieden werden. Seit der Neuregelung von 2017 erlaubt § 203 Abs. 3 StGB ausdrücklich, dass Berufsgeheimnisträger externe Dienstleister einbinden, soweit dies für die Berufsausübung erforderlich ist; § 43e BRAO regelt die Voraussetzungen. Verlangt werden im Kern drei Dinge: sorgfältige Auswahl des Dienstleisters, dessen ausdrückliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit und eine Beschränkung auf das erforderliche Maß an Daten.

Yura stellt dafür die Verarbeitung auf Servern in Deutschland, eine Verschwiegenheitsverpflichtung sowie den Auftragsverarbeitungsvertrag und Zugriffsprotokolle ab dem Business-Tarif bereit. Die Auswahlentscheidung und deren Dokumentation bleiben Aufgabe der Kanzlei.

Fristen: wo die KI unterstützt und wo der Mensch entscheidet

Bei Fristen ist die Haftungslage eindeutig, deshalb ist die Rollenverteilung hier strenger als anderswo. Der Assistent erkennt Fristhinweise in eingehender Post, schlägt Vorfrist und Hauptfrist vor und legt sie zur Bestätigung vor. Eingetragen, gestrichen oder verlängert wird eine Frist ausschließlich durch eine Person.

Es gibt keine Automatik, die eine Frist ohne Bestätigung als erledigt markiert. Eine Software, die die Fristenkontrolle vollständig übernimmt, bieten wir bewusst nicht an. Besonders in der Litigation, also in der streitigen Prozessführung, zählt jede Frist. Fragen Sie auch bei anderen Anbietern genau nach, wie dort mit Fristen umgegangen wird.

Anbindung an Ihre bestehende Kanzleisoftware

Kanzleien arbeiten mit RA-MICRO, DATEV Anwalt oder vergleichbaren Systemen, und keines davon soll abgelöst werden. Yura arbeitet davor: Es verarbeitet Posteingang, Telefon und Kalender und gibt das Ergebnis geordnet weiter. Dafür nutzt es die Konten, die ohnehin in Gebrauch sind, also Outlook für E-Mail und Termine und Microsoft Teams für die interne Abstimmung, sowie offene Schnittstellen, wo das jeweilige System sie anbietet.

Eine direkte Anbindung an Kanzleisoftware sagen wir nicht zu. Die Übergabe erfolgt über Datei und E-Mail.

Wo der Assistent in der Kanzlei ansetzt

Entscheidend ist, wie viele Erstanfragen heute daran scheitern, dass niemand ans Telefon geht oder eine Mail bis Montag liegen bleibt. Der KI-Telefonassistent nimmt solche Anrufe an, notiert das Anliegen und schlägt einen Termin aus Ihrem Kalender vor; schriftliche Anfragen bereitet der KI-Mail-Assistent als Antwortentwurf vor, den Sie vor dem Versand prüfen. Eine rechtliche Einschätzung gibt keiner der beiden ab.

Welche Anrufe in Ihrer Kanzlei dafür infrage kommen, zeigt der Anruf-Check.

Fragen zur KI in der Rechtsanwaltskanzlei

Antworten auf die häufigsten Fragen. Ihre Frage ist nicht dabei?

Wie verbessert ein KI-Assistent die Mandantenkommunikation in meiner Kanzlei?

Der Assistent ist die erste Anlaufstelle: Er nimmt die Anfrage auf, klärt Standardfragen zu Ablauf, Kosten und Deckung durch die Rechtsschutzversicherung und schlägt einen Termin vor. Wer abends nach einem Rechtsanwalt in der Nähe sucht, bekommt eine Antwort und landet nicht auf dem Anrufbeantworter. Was juristisch zu beurteilen ist, kommt weiterhin zu Ihnen, und zwar vollständig aufbereitet. Die Verarbeitung ist DSGVO-konform.

Kann der KI-Chatbot Fragen zur Rechtsschutzversicherung beantworten?

Ja, im Rahmen dessen, was Ihre Kanzlei hinterlegt hat, etwa welche Unterlagen zur Rechtsschutzversicherung ins Erstgespräch gehören oder wie die Kanzlei mit Deckungsanfragen umgeht. Ob eine Deckungszusage zu erwarten ist oder welche Kosten auf Mandanten zukommen, beurteilt der Assistent nicht. Das bleibt der anwaltlichen Prüfung vorbehalten. Solche Fragen gibt er mit einer Zusammenfassung an die zuständige Anwältin oder den zuständigen Anwalt weiter. Details finden Sie in der Übersicht der KI-Module.

Ist die Nutzung von Künstlicher Intelligenz in der Kanzlei DSGVO-konform?

Die Daten werden verschlüsselt auf Servern in Deutschland verarbeitet, und zwar für die gesamte Mandantenkommunikation über Chat, E-Mail und KI-Telefon. Damit bleibt das Anwaltsgeheimnis auch dann gewahrt, wenn die erste Anfrage über einen digitalen Kanal kommt. Den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Angaben für Ihr Verarbeitungsverzeichnis bekommen Sie von uns.

Wie hilft der KI-Telefonassistent, wenn Mandanten einen Anwalt in der Nähe suchen?

Wenn Mandanten lokal nach einem Anwalt in der Nähe suchen, ist Erreichbarkeit der wichtigste Faktor. Unser KI-Telefonassistent nimmt Anrufe sofort entgegen, nimmt die wichtigsten Daten auf und bietet direkt einen freien Termin im Google Kalender an. So verhindern Sie, dass Interessenten zur nächsten Kanzlei abwandern, nur weil bei Ihnen besetzt ist. Die KI kann erste Informationen zum Fall sammeln und diese strukturiert an den Rechtsanwalt weiterleiten. Mehr erfahren: KI-Telefonassistent.

Können Mandanten ihre Unterlagen sicher für die Kanzlei hochladen?

Ja. Mandanten können Dokumente sicher und DSGVO-konform direkt im Chat oder über einen eigenen Link hochladen. Die Künstliche Intelligenz (KI) wertet die Dokumente mithilfe des KI-Mail-Assistenten vorab aus und liefert dem Anwalt eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte. Das beschleunigt die Mandatsaufnahme deutlich, weil das Sichten und Sortieren von Papierkram von Hand entfällt. Mehr dazu beim KI-Mail-Assistenten.

Welche Arbeit nimmt die KI-Automatisierung Rechtsanwälten ab?

Vor allem die Routine rund um die Mandantenkommunikation: Erstanfragen am Telefon und per E-Mail aufnehmen, Standardfragen zum Ablauf beantworten, Termine aus dem Kalender vorschlagen und eingehende Unterlagen der richtigen Akte zuordnen. Die Zeit, die dadurch frei wird, bleibt für die juristische Arbeit. Die Entscheidung über jedes Mandat und jede rechtliche Einschätzung trifft weiterhin die Kanzlei.

Bietet Yura auch Lösungen für Versicherungsberater und Verbraucherberatungen?

Ja. Neben der klassischen Rechtsanwaltskanzlei profitieren auch Versicherungsberater, Finanzplaner oder Beratungsstellen für Verbraucher von automatisierter Kommunikation. Überall dort, wo viele Anfragen zu Themen wie der Rechtsschutzversicherung eingehen, sorgt der KI-Assistent für Ordnung und Entlastung. Die KI gibt hinterlegte Standardauskünfte und stimmt Termine ab. Sprechen Sie mit unserem Team.

Darf ein KI-Assistent Mandantendaten überhaupt verarbeiten?

Ja, unter Bedingungen. § 203 Abs. 3 StGB und § 43e BRAO erlauben die Einbindung externer Dienstleister, wenn diese sorgfältig ausgewählt, zur Verschwiegenheit verpflichtet und auf das erforderliche Maß beschränkt werden. Wir stellen Verarbeitung in Deutschland, Verschwiegenheitsverpflichtung und Auftragsverarbeitungsvertrag bereit; die Auswahlentscheidung dokumentiert die Kanzlei.

Erteilt der KI-Telefonassistent Rechtsauskunft?

Nein, das ist fest eingestellt. Der Assistent nimmt das Anliegen auf, ordnet es zu und vergibt einen Termin. Fragt ein Anrufer nach einer Einschätzung, verweist er auf das Gespräch mit dem Anwalt.

Kann die KI unsere Fristenkontrolle übernehmen?

Sie unterstützt dabei. Fristhinweise werden erkannt und mit Vorfrist zur Bestätigung vorgelegt. Eingetragen oder gestrichen wird ausschließlich durch eine Person. Eine Automatik ohne Bestätigung gibt es bewusst nicht.

Funktioniert das zusammen mit RA-MICRO oder DATEV?

Yura ersetzt Ihre Kanzleisoftware nicht und kommt ihr auch nicht in die Quere. Die Zusammenarbeit läuft über Postfach, Kalender und Dateiablage, also über die Konten, mit denen Ihr Team ohnehin arbeitet. Eine direkte Schnittstelle zu einzelnen Kanzleisystemen sagen wir nicht zu.

Warum zählt bei einer Kündigungsschutzklage schon der erste Anruf?

Weil die Frist läuft, bevor es einen Termin gibt: Die Klage muss innerhalb von drei Wochen nach Zugang der schriftlichen Kündigung beim Arbeitsgericht erhoben werden (§ 4 KSchG). Ähnlich eilig sind Anträge auf einstweilige Verfügung. Der Assistent fragt beim ersten Kontakt das Zugangsdatum ab, markiert die Anfrage als fristkritisch und schlägt einen Termin vor dem Fristende vor. Die rechtliche Prüfung bleibt bei Ihnen.

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Mehr Zeit für Mandate, weil die Routine nebenbei läuft. Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Beratung.

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