Recruiting im kleinen Unternehmen: der Ablauf in 6 Phasen
Vom Jobtitel bis zur Zusage: Recruiting für kleine Unternehmen in sechs Phasen – mit Anleitungen zu Stellenanzeige, LinkedIn, Kandidatensuche und DSGVO.
In einem kleinen Betrieb gibt es selten eine Personalabteilung. Die Stelle besetzt, wer gerade Zeit findet – meist die Geschäftsführung neben dem Tagesgeschäft. Umso wichtiger ist ein Ablauf, der nicht bei jeder Stelle neu erfunden werden muss. Diese Übersicht gliedert das Recruiting in sechs Phasen und verweist für jede auf eine ausführliche Anleitung.
Sechs Phasen einer Stellenbesetzung
| Phase | Was zu tun ist | Anleitung |
|---|---|---|
| 1. Stelle beschreiben | Titel wählen, den Bewerber tatsächlich suchen; Aufgaben, Anforderungen und Gehaltsrahmen festlegen | Jobtitel, die Bewerber suchen, Stellenanzeige texten |
| 2. Sichtbar werden | Unternehmensseite pflegen, zeigen, wie die Arbeit bei Ihnen aussieht | Unternehmensseite erstellen, Employer Branding für kleine Firmen |
| 3. Veröffentlichen | Anzeige schalten, Budget und Laufzeit festlegen | Stellenanzeige schalten: Kosten und Ablauf |
| 4. Aktiv suchen | passende Profile finden und persönlich anschreiben | Kandidaten finden, InMail-Vorlagen, Lite oder Corporate? |
| 5. Bewerbungen bearbeiten | Eingang bestätigen, sichten, Gespräche vereinbaren, absagen | Bewerbungen verwalten ohne Chaos |
| 6. Recht einhalten | neutral ausschreiben, Bewerberdaten nur so lange speichern wie nötig | DSGVO und AGG im Recruiting |
Oft hakt es nicht an Phase 3, sondern an Phase 5: Bewerbungen kommen über mehrere Wege herein, niemand bestätigt den Eingang, und bis ein Gesprächstermin steht, hat die Bewerberin woanders zugesagt.
Wo kleine Betriebe Zeit verlieren
Zwei Rechtsfragen, die oft zu spät auffallen
Neutral ausschreiben. Eine Stellenanzeige darf nach dem AGG niemanden wegen Geschlecht, Alter oder Herkunft ausschließen. Deshalb gehört der Zusatz „(m/w/d)“ an den Titel, und Formulierungen wie „junges Team“ sind heikel. Mehr dazu in Aufbau, Titel und Gehalt einer Anzeige.
Bewerberdaten löschen. Unterlagen abgelehnter Bewerber dürfen nicht unbegrenzt liegen bleiben. Üblich sind wenige Monate nach Abschluss des Verfahrens, weil für Ansprüche nach dem AGG eine Frist gilt. Wer Unterlagen länger für spätere Stellen aufheben will, braucht dafür eine Einwilligung. Details: Recruiting über LinkedIn: DSGVO und AGG.
Wenn Sie viele Stellen über LinkedIn besetzen
Ab einer gewissen Zahl von Anzeigen lohnt es sich, Stellen nicht mehr einzeln von Hand zu pflegen. Welche Voraussetzungen LinkedIn für einen Zugang zur Job-Schnittstelle stellt, erklärt LinkedIn Job API: Zugang und Voraussetzungen. Was Yura mit LinkedIn verbindet, zeigt die Seite zur LinkedIn-Integration; Beispiele für Personalabteilungen stehen unter Yura für HR.
Nach der Einstellung
Personalarbeit endet nicht mit dem Arbeitsvertrag. Eine Pflicht, die kleine Betriebe häufig erst im Ernstfall kennenlernen, ist das betriebliche Eingliederungsmanagement: Ist jemand innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen arbeitsunfähig, muss der Arbeitgeber ein Gespräch anbieten – unabhängig von der Betriebsgröße. Ablauf, Einladung und Rechte beider Seiten beschreibt der Beitrag zum BEM-Gespräch.
Häufige Fragen
Lohnt sich LinkedIn für einen kleinen Betrieb?
Für Büro-, Vertriebs- und Fachkräftestellen oft ja, für gewerbliche Stellen weniger. Eine gepflegte Unternehmensseite kostet nichts und gibt Bewerbern, die nach einer Anzeige auf einem anderen Portal nachsehen, ein Bild von Ihrem Betrieb.
Wie schnell sollte ich auf eine Bewerbung reagieren?
Eine Eingangsbestätigung innerhalb weniger Tage ist ein guter Maßstab. Sie muss nicht mehr enthalten als den Dank, den nächsten Schritt und einen ungefähren Zeitrahmen.
