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BEM-Gespräch: Ablauf, Einladung, Rechte

BEM-Gespräch nach § 167 SGB IX: wann Arbeitgeber es anbieten müssen, wer teilnimmt, wie die Einladung aussieht und warum Freiwilligkeit zentral ist.

Kaum ein HR-Termin ist so heikel wie dieser: Ein Mensch war lange krank, und der Arbeitgeber lädt zu einem Gespräch über die Rückkehr ein. Richtig geführt, ist das betriebliche Eingliederungsmanagement eine Hilfe für beide Seiten. Falsch angefangen, wirkt es wie der erste Schritt zu einer Kündigung – und genau so wird es dann auch empfunden.

Praxisübersicht, keine Rechtsberatung. Im Einzelfall entscheidet eine Fachanwältin oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Wann der Arbeitgeber ein BEM anbieten muss

Die Pflicht steht in § 167 Abs. 2 SGB IX: Sind Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, muss der Arbeitgeber ein betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten. Drei Punkte werden dabei oft falsch verstanden:

  • Sechs Wochen sind 42 Kalendertage. Mitgezählt werden alle Tage der Arbeitsunfähigkeit, auch Wochenenden, Feiertage sowie Kur- und Reha-Zeiten.
  • „Wiederholt“ reicht. Viele kurze Ausfälle, die zusammen die Schwelle überschreiten, lösen die Pflicht genauso aus wie eine lange Erkrankung.
  • Es geht um alle Beschäftigten, nicht nur um Menschen mit Schwerbehinderung.

    • Freiwillig – und das muss man auch so meinen

    Für die Beschäftigten ist die Teilnahme freiwillig. Bevor das Verfahren beginnt, braucht es ihre schriftliche Zustimmung, und sie können jederzeit wieder aussteigen. Die Einladung muss deshalb ausdrücklich auf die Freiwilligkeit und den Datenschutz hinweisen. Ein Schreiben, das wie eine Vorladung klingt, verspielt das Vertrauen, bevor das erste Gespräch stattgefunden hat.

    Wer am Tisch sitzt

  • Die betroffene Person – auf Wunsch mit einer Vertrauensperson.
  • Betriebsrat oder Personalrat, sofern vorhanden und von der betroffenen Person gewünscht.
  • Die Schwerbehindertenvertretung, wenn es um einen schwerbehinderten oder gleichgestellten Menschen geht.
  • Betriebs- oder Werksarzt, soweit erforderlich.
  • Externe Stellen wie das Integrationsamt oder Reha-Träger, wenn Leistungen infrage kommen.

    • Ablauf in fünf Schritten

  • Schwelle erkennen: Die Personalabteilung stellt fest, dass die 42 Tage überschritten sind.
  • Einladen: schriftlich, mit Hinweis auf Freiwilligkeit, Ziel und Datenschutz.
  • Erstgespräch: Ziele klären, Einverständnis einholen, Beteiligte festlegen.
  • Maßnahmen vereinbaren: zum Beispiel stufenweise Wiedereingliederung, angepasster Arbeitsplatz, veränderte Arbeitszeiten.
  • Nachhalten: prüfen, ob die Maßnahmen wirken, und das Verfahren dokumentiert abschließen.

    • Eine Einladung, die Vertrauen schafft

    Vorlage: Liebe Frau [Name], Sie waren in den vergangenen zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig. Wir möchten gemeinsam mit Ihnen überlegen, ob und wie wir Sie unterstützen können – das nennt sich betriebliches Eingliederungsmanagement. Die Teilnahme ist freiwillig, und Sie können das Verfahren jederzeit beenden. Ihre Angaben behandeln wir vertraulich und nur für diesen Zweck. Wenn Sie ein erstes BEM-Gespräch wünschen, antworten Sie gern bis [Datum] oder rufen Sie mich an.

    Warum das Verfahren auch den Arbeitgeber schützt

    Kommt es später doch zu einer krankheitsbedingten Kündigung, spielt das BEM eine große Rolle. Wurde es nicht angeboten, kann sich der Arbeitgeber nicht einfach darauf berufen, dass es keine andere Einsatzmöglichkeit gegeben habe; er muss dann umfassend und konkret darlegen, warum keine Lösung möglich war. Ein ernsthaft angebotenes BEM-Gespräch ist also nicht nur fair, sondern auch die sicherere Grundlage.

    Gesundheitsdaten gehören nicht in jedes Postfach

    Im Verfahren fallen Gesundheitsdaten an – eine besonders geschützte Kategorie nach Art. 9 DSGVO. Sie gehören in eine gesonderte BEM-Akte, nicht in die Personalakte und nicht in offene Postfächer oder Chats. Wie wir den Schutz personenbezogener Daten grundsätzlich regeln, steht auf der Seite zu Sicherheit und Datenschutz.

    Was sich sehr wohl entlasten lässt, ist die Organisation drumherum: Terminabstimmung mit allen Beteiligten, Erinnerungen, das Nachhalten von Fristen. Der KI-Mail-Assistent von Yura koordiniert solche Termine mit dem Kalender, etwa mit Google Calendar – die Inhalte des Gesprächs bleiben bei den Menschen, die es führen. Wie Yura die Personalabteilung darüber hinaus unterstützt, zeigt unsere Seite zum KI-HR-Assistenten.

    Häufige Fragen

    Muss ich als Beschäftigte am BEM teilnehmen?

    Nein. Die Teilnahme ist freiwillig und setzt Ihre schriftliche Zustimmung voraus. Sie können das Verfahren auch jederzeit beenden.

    Zählen Wochenenden bei den sechs Wochen mit?

    Ja. Es zählen alle Kalendertage der Arbeitsunfähigkeit, einschließlich Wochenenden und Feiertagen.

    Muss der Betriebsrat dabei sein?

    Der Betriebsrat ist Teil des Verfahrens, sofern es ihn gibt. Ob er an einzelnen Gesprächen teilnimmt, hängt auch vom Wunsch der betroffenen Person ab.

    Quellen: § 167 Abs. 2 SGB IX; Übersicht der IHK Karlsruhe zum betrieblichen Eingliederungsmanagement. Suchvolumen: Semrush, Datenbank Deutschland.

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