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Google Kalender Terminplan einrichten | Yura.to

Buchungsseite im Google Kalender anlegen: Verfügbarkeiten, Puffer, Vorlaufzeit und Formularfelder einstellen – plus was die Terminplan-Funktion nicht kann.

Statt „passt Ihnen Dienstag 10 Uhr?“ einen Link schicken, auf dem sich der Kunde selbst einträgt – das ist die Terminplan-Funktion im Google Kalender. Sie ersetzt für viele kleine Unternehmen ein eigenes Buchungstool. Hier steht, wie Sie sie einrichten, welche Einstellungen den Unterschied machen und wo sie an ihre Grenze kommt.

Terminplan anlegen

  • Öffnen Sie calendar.google.com und klicken Sie links oben auf Erstellen.
  • Wählen Sie Terminplan. (Erscheint die Option nicht, siehe unten „Wenn die Funktion fehlt“.)
  • Vergeben Sie einen Titel – er steht auf der Buchungsseite, also nicht „Termin1“, sondern „Erstgespräch, 30 Minuten“.
  • Legen Sie die Dauer fest: 15, 30, 60 Minuten oder ein eigener Wert.
  • Bestimmen Sie unter Allgemeine Verfügbarkeit, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten gebucht werden darf. Mehrere Zeitfenster pro Tag sind möglich – etwa nur vormittags.
  • Weiter → Einstellungen verfeinern (nächster Abschnitt) → Speichern.

    • Danach erscheint oben Buchungsseite teilen. Den Link kopieren Sie in die E-Mail-Signatur, auf die Website oder in die WhatsApp-Antwort.

    Die vier Einstellungen, die wirklich zählen

  • Pufferzeit. Legt fest, wie viel Abstand zwischen zwei Buchungen bleibt. Ohne Puffer sitzen Sie von 10:00 bis 15:00 in aneinandergereihten Terminen ohne Pause. 10 bis 15 Minuten sind realistisch.
  • Vorlaufzeit („Mindestvorlauf“). Verhindert Buchungen für die nächste halbe Stunde. Ohne diese Einstellung taucht plötzlich ein Termin auf, von dem Sie erst beim Klingeln erfahren. Vier Stunden oder ein Tag sind übliche Werte.
  • Maximale Buchungen pro Tag. Begrenzt, wie viele Termine überhaupt zusammenkommen können – wirksamer als jeder Vorsatz.
  • Kalender prüfen. Unter „Verfügbarkeit anpassen“ wählen Sie, welche Kalender auf Konflikte geprüft werden. Wer mehrere Kalender führt (Arbeit, privat, Projekt), muss sie hier alle anhaken – sonst werden Zeiten angeboten, in denen Sie längst belegt sind.

    • Formularfelder: fragen Sie, was Sie brauchen

    Standardmäßig werden Name und E-Mail abgefragt. Über Buchungsformular lassen sich weitere Felder hinzufügen – Telefonnummer, Anliegen, Auftragsnummer. Jedes Feld, das Sie hier abfragen, spart eine Nachfrage per Mail. Aber: Jedes zusätzliche Pflichtfeld kostet auch Buchungen. Drei Felder sind meist die richtige Mitte.

    Datenschutz-Hinweis: Sie erheben hier personenbezogene Daten. Der Zweck sollte im Formular oder in der Bestätigungsmail benannt sein, und auf die Datenschutzerklärung gehört ein Link – dieselbe Anforderung wie bei jedem Kontaktformular.

    Wenn die Funktion fehlt

  • Kostenloses Google-Konto: Terminpläne sind verfügbar, aber auf einen Terminplan begrenzt. Mehrere Buchungsarten (Erstgespräch, Beratung, Rückruf) brauchen ein Workspace-Konto.
  • Workspace: Der Administrator kann die Funktion abschalten. Fehlt „Terminplan“ unter „Erstellen“, fragen Sie dort nach.
  • Handy-App: Terminpläne lassen sich nur am Rechner anlegen. Gebuchte Termine erscheinen danach überall.

    • Wo die Buchungsseite aufhört

    Sie funktioniert für Menschen, die einen Link öffnen und sich eintragen. In der Praxis tut das ein Teil Ihrer Kunden – der Rest ruft an, schreibt eine Mail oder antwortet auf WhatsApp „geht bei Ihnen Donnerstag?“. Für diese Gruppe ändert der schönste Buchungslink nichts; jemand muss trotzdem den Kalender aufmachen.

    Genau da setzt Yura an: Freie Zeiten werden direkt aus dem Google Kalender gelesen und im Gespräch vorgeschlagen – in der E-Mail, im Chat oder am Telefon über den KI-Telefonassistenten, der den Termin nach Bestätigung selbst einträgt. Der Kunde muss keinen Link öffnen, und Sie müssen nicht zwischen Anruf und Kalender hin- und herspringen.

    Häufige Fragen

    Kann ich mehrere Terminarten anbieten?

    Mit einem kostenlosen Google-Konto nur einen Terminplan. Google Workspace erlaubt mehrere – etwa „Erstgespräch 30 Min.“ und „Folgetermin 15 Min.“ mit eigenen Zeiten.

    Sehen Kunden meine anderen Termine?

    Nein. Die Buchungsseite zeigt ausschließlich freie Zeitfenster, keine Titel und keine Teilnehmer.

    Bekomme ich eine Benachrichtigung bei einer Buchung?

    Ja, per E-Mail, und der Termin landet direkt im Kalender. In den Einstellungen des Terminplans lassen sich zusätzlich Erinnerungen für beide Seiten aktivieren.

    Kann der Kunde den Termin selbst absagen?

    Ja, über den Link in der Bestätigungsmail. Die Absage entfernt den Termin aus Ihrem Kalender und gibt die Zeit wieder frei.

    Funktioniert das auch mit einem Outlook-Kalender?

    Die Konfliktprüfung berücksichtigt nur Google-Kalender. Wer parallel einen Outlook-Kalender führt, muss ihn erst einbinden – sonst werden dort belegte Zeiten trotzdem als frei angeboten.

    Weiterführend: Googles Übersicht zu den Kalendereinstellungen.

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