Yura.to English

Recruiting über LinkedIn: DSGVO und AGG | Yura.to

Bewerberdaten aus LinkedIn rechtssicher behandeln: Rechtsgrundlage, Aufbewahrungsfristen, AGG-konforme Anzeigen und was nicht in den Chat gehört.

Recruiting ist der Bereich, in dem kleine Unternehmen am häufigsten mit personenbezogenen Daten Dritter arbeiten – und der am seltensten geprüft wird. Vier Punkte sollten geklärt sein, bevor die erste Anzeige läuft.

Praxisübersicht, keine Rechtsberatung. Im konkreten Fall entscheidet Ihre Datenschutzstelle oder ein Fachanwalt.

1. Rechtsgrundlage und Zweck

Bewerberdaten verarbeiten Sie zur Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses. Das trägt die Verarbeitung während des Verfahrens – aber nur für diesen Zweck. Wer eine Bewerbung in einen Talentpool übernimmt, verfolgt einen neuen Zweck und braucht dafür die Einwilligung der Person, nachweisbar und jederzeit widerrufbar.

Bei der aktiven Ansprache gilt: Ein öffentlich sichtbares Profil zu lesen ist eine Sache; es zu speichern, zu bewerten und in eigenen Systemen zu führen eine andere. Sobald Daten Ihre Systeme erreichen, gelten Informationspflicht, Auskunftsrecht und Löschfristen.

2. Aufbewahrung

  • Abgelehnte Bewerbungen: üblich sind wenige Monate nach Abschluss des Verfahrens – mit Blick auf mögliche Ansprüche nach dem AGG, für die eine Klagefrist gilt.
  • Talentpool: nur mit Einwilligung, mit einer festen Frist und einer Erinnerung, wann erneut gefragt wird.
  • Eingestellte Bewerber: Die Unterlagen wandern in die Personalakte, mit den dafür geltenden Fristen.

    • Ein unbefristet gefüllter Ordner „Bewerbungen“ auf dem Laufwerk ist der häufigste Fund bei einer Prüfung.

    3. AGG: was in der Anzeige nicht stehen darf

  • Kein Geschlecht ohne den Zusatz (m/w/d) – auch nicht indirekt über „Mitarbeiterin“.
  • Keine Altersangaben, auch nicht verpackt als „junges, dynamisches Team“ oder „Berufsanfänger“.
  • Keine Anforderungen an Herkunft oder „muttersprachliches Deutsch“ – gefordert wird ein Sprachniveau, nicht eine Herkunft.
  • Keine Fragen nach Gesundheit, Schwangerschaft, Religion oder Familienstand, weder in Screening-Fragen noch im Gespräch.

    • Verstöße sind teuer, weil sie unabhängig von der Einstellungsentscheidung Entschädigungsansprüche auslösen können.

    4. Zugriff und Kanäle

  • Rollen statt geteilter Konten. Auf der Unternehmensseite wie im Bewerbermanagement.
  • Nicht über private Messenger. Bewerbungsunterlagen gehören nicht in einen privaten Chat, weder auf LinkedIn noch anderswo.
  • Auskunft möglich machen. Wenn eine Person ihre Daten anfordert, müssen Sie sie finden – über alle Eingänge hinweg. Das gelingt nur mit einem festen Ablauf.
  • Löschen heißt löschen, auch im Postfach, im Anhang und in der Kopie auf dem Laufwerk.

    • Wie sich das im Alltag halten lässt

    Der Unterschied zwischen sauberem und unsauberem Recruiting ist selten böser Wille, sondern fehlende Struktur: drei Eingänge, kein Status, keine Frist. Die LinkedIn-Integration von Yura führt Bewerbungen an einer Stelle zusammen, gleicht sie mit den Anforderungen der Stelle ab und übergibt sie mit Zusammenfassung an die zuständige Person – die Bewertung selbst bleibt bei Ihnen. Verarbeitet wird auf Servern in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; die Grundsätze dazu stehen auf der Seite zum Datenschutz.

    Häufige Fragen

    Darf ich eine Bewerbung für spätere Stellen aufheben?

    Nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Person, mit klarer Frist.

    Muss ich Kandidaten informieren, wenn ich sie aktiv anspreche?

    Sobald Sie ihre Daten außerhalb der Plattform speichern, ja – spätestens bei der ersten eigenen Verarbeitung.

    Wie lange genau sind Bewerbungen aufzubewahren?

    Eine feste Zahl nennt das Gesetz nicht. Gängig ist eine Frist, die die AGG-Klagefrist abdeckt, danach wird gelöscht.

    Darf ich Kandidaten googeln?

    Öffentlich zugängliche berufliche Quellen sind in engen Grenzen zulässig. Private Profile in sozialen Netzwerken auszuwerten ist es in der Regel nicht.

    Wer ist verantwortlich, wenn ein Dienstleister die Daten verarbeitet?

    Sie. Der Dienstleister handelt als Auftragsverarbeiter – dafür braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

    Weiterführend: der offizielle LinkedIn-Hilfebereich.

    Termin buchen