Termine im Team: Google Kalender, Outlook und Teams
Welche Kalenderaufgabe in Google Kalender und Outlook wie gelöst wird: Aufgabentabelle mit Anleitungen, Feiertage als Kalenderdatei, Regeln fürs Teilen.
Ein Termin ist schnell eingetragen. Schwierig wird es, sobald mehrere Kalender im Spiel sind: der eigene, der des Teams, der des Kunden – und das Handy, das von alledem nur die Hälfte anzeigt. Diese Übersicht ordnet die häufigsten Kalenderaufgaben den beiden verbreiteten Werkzeugen zu und verlinkt für jede die passende Anleitung.
Aufgaben und Anleitungen auf einen Blick
| Aufgabe | Google Kalender | Outlook und Microsoft 365 |
|---|---|---|
| Termin anlegen, Gäste einladen | Termin erstellen | als Teams-Besprechung planen |
| Kalender für andere freigeben | Rechte richtig vergeben | Kalender freigeben |
| Weiteren Kalender einbinden | mehrere Kalender trennen | Kalender hinzufügen |
| Aufs Handy bringen | Android und iPhone | mit dem iPhone |
| Beide Welten verbinden | Google Kalender und Outlook synchronisieren | |
| Termine buchen lassen | Terminplan mit Buchungsseite | über Microsoft Bookings, nicht im Kalender selbst |
| Wiederkehrende Termine | Serientermine und Ausnahmen | – |
| Verfügbarkeit zeigen | Arbeitszeiten festlegen | Status in Teams |
| Erinnerungen steuern | Erinnerungen einstellen | – |
| Abwesenheit ankündigen | Abwesenheitsnotiz in Gmail | Abwesenheitsnotiz in Outlook |
Drei Entscheidungen vor dem ersten geteilten Kalender
Feiertage und Kalenderwochen
Welche Tage frei sind, hängt vom Bundesland ab, und nicht jeder Kalender kennt die regionalen Feiertage. Für 2026 und 2027 stellen wir sie für jedes Bundesland als Kalenderdatei (.ics) bereit, die sich in Google Kalender und Outlook importieren lässt – zusammen mit einer Übersicht der Kalenderwochen im Beitrag Kalender mit KW und Feiertagen. Direkt herunterladen: bundesweite Feiertage 2026, Bayern 2026, Nordrhein-Westfalen 2026, Baden-Württemberg 2027.
Besprechungen mit Externen
Sobald Kunden oder Partner an einem Termin teilnehmen, kommt eine Videokonferenz dazu. Wie Sie Externe einladen und auf welchen Wegen Gäste einem Teams Meeting beitreten, zeigt Besprechung planen und Externe einladen. Welche Rechte Gäste danach im Team haben, klärt Gäste und externe Zugriffe; für Protokoll und Nachbereitung gibt es Aufzeichnung und Transkript.
Wenn Termine gar nicht erst im Kalender entstehen
Viele Termine beginnen am Telefon, im Postfach oder im Messenger und werden erst später von Hand übertragen. Yura verbindet diese Kanäle mit Google Calendar und Outlook: Der KI-Telefonassistent gleicht Terminwünsche am Telefon mit freien Zeiten ab, und über Microsoft Teams landen Absprachen dort, wo das Team ohnehin arbeitet. Wer Aufgaben lieber auf einem Board plant, findet in Trello die Kalenderansicht über ein Power-Up.
Häufige Fragen
Kann ich Google Kalender und Outlook gleichzeitig nutzen?
Ja, mit einem führenden Kalender. Der andere zeigt die Termine an, dient aber nicht als Grundlage für Zusagen – sonst entstehen Doppelbuchungen, weil die Abfrage zeitversetzt läuft.
Wie importiere ich die Feiertage meines Bundeslands?
Laden Sie die .ics-Datei herunter. In Google Kalender importieren Sie sie über Einstellungen → Importieren und exportieren, am besten in einen eigenen Kalender, damit Sie ihn später wieder ausblenden können. In Outlook im Web wählen Sie Kalender hinzufügen → Aus Datei hochladen.
