Google Kalender im Team: wer sieht welche Termine | Yura.to
Sichtbarkeit, Freigabestufen und Datenschutz im gemeinsamen Kalender: was Kundennamen im Titel verraten und wie man Termine richtig abstuft.
Ein gemeinsamer Kalender ist die einfachste Form der Absprache – und eine der unauffälligsten Stellen, an denen personenbezogene Daten im Unternehmen herumliegen. „Hausbesuch Frau Meier, Diabetesberatung, Lindenstraße 4“ ist ein vollständiger Datensatz, sichtbar für jeden mit Zugriff.
Praxisübersicht, keine Rechtsberatung. Im konkreten Fall entscheidet Ihre Datenschutzstelle oder ein Fachanwalt.
Die Freigabestufen
Beim Teilen eines Kalenders – im Browser über die Kalendereinstellungen – stehen vier Stufen zur Verfügung:
Die sinnvolle Grundregel: die kleinste Stufe, die den Zweck erfüllt. Für „wann hat sie Zeit?“ ist das Frei/Belegt.
Sichtbarkeit pro Termin
Unabhängig von der Kalenderfreigabe trägt jeder Termin eine eigene Sichtbarkeit: Standard, Öffentlich oder Privat. Ein privater Termin erscheint bei anderen nur als belegt – auch dann, wenn sie sonst alle Details sehen dürfen. Das ist der richtige Weg für Personalgespräche, Arzttermine und alles mit Namen von Kunden oder Patienten.
Was nicht in den Titel gehört
Der praktikable Weg: im Titel eine Kennung, die Details im eigentlichen Fachsystem. „Beratung – Auftrag 2417“ sagt dem Team genug und verrät nichts. Die Grundsätze dahinter stehen auf unserer Seite zum Datenschutz.
Freigaben nach außen
Ein Kalender lässt sich auch öffentlich machen oder über eine geheime Adresse abonnierbar. Beides ist für betriebliche Kalender selten richtig: Die öffentliche Variante ist für Suchmaschinen erreichbar, die geheime Adresse lässt sich weiterreichen und wird praktisch nie zurückgezogen. Wer sie erzeugt hat, sollte sie zurücksetzen, sobald der Zweck entfällt.
Wenn jemand das Unternehmen verlässt
Weniger Termine von Hand, weniger offene Details
Viele überflüssige Angaben landen im Kalender, weil jemand beim Eintragen „lieber alles hineinschreibt“. Die Google-Kalender-Integration von Yura trägt Termine nach einem festen Muster ein – mit den Feldern, die Sie vorgeben, und ohne den Rest. Terminwünsche werden gegen die Belegung geprüft, Alternativen vorgeschlagen, der Termin nach Bestätigung angelegt. Verarbeitet wird auf Servern in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Häufige Fragen
Sehen Kollegen meine privaten Termine?
Nur als „beschäftigt“, wenn der Termin auf privat steht oder der Kalender nur Frei/Belegt freigibt.
Kann ich einzelne Termine vom Teilen ausnehmen?
Ja, über die Sichtbarkeit des einzelnen Termins.
Ist ein Kalender mit Kundennamen ein Datenschutzproblem?
Er enthält personenbezogene Daten und braucht deshalb eine bewusste Zugriffsregelung – ein Verstoß ist er dadurch nicht automatisch.
Was passiert mit Terminen beim Löschen eines Kontos?
Kalender, die dieser Person gehören, verschwinden mit. Deshalb vorher den Besitz übertragen.
Darf ich Termine von Mitarbeitenden auswerten?
Auswertungen zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle sind mitbestimmungspflichtig und nur in engen Grenzen zulässig.
Weiterführend: die offizielle Google-Kalender-Hilfe.
