Outlook Kalender hinzufügen | Yura.to

Kalender in Outlook hinzufügen: zweiten Kalender anlegen, Kalender von Kollegen öffnen, Google Kalender abonnieren, Feiertage einblenden.

Ein Kalender reicht selten: Projekte, Urlaubsplanung, der Kalender der Kollegin, die Feiertage, der private Google Kalender. Outlook zeigt beliebig viele Kalender nebeneinander oder übereinander – man muss sie nur hinzufügen. Dieser Artikel zeigt die vier Wege: einen neuen Kalender anlegen, einen freigegebenen Kalender öffnen, einen externen Kalender abonnieren (Google, ICS) und Feiertage einblenden.

Neuen Kalender in Outlook erstellen

Klassisches Outlook (Windows)

Wechseln Sie in die Kalenderansicht.

Registerkarte Start → Kalender öffnen → Neuen leeren Kalender erstellen. Alternativ: Rechtsklick auf „Meine Kalender“ → Neuer Kalender.

Namen vergeben (z. B. „Projekte“ oder „Urlaub Team“) und als Speicherort den Ordner Kalender Ihres Kontos wählen, damit der neue Kalender auf dem Server liegt und auf allen Geräten erscheint.

OK. Der Kalender steht links in der Liste und lässt sich per Häkchen ein- und ausblenden.

Neues Outlook und Outlook im Web

Klicken Sie links in der Kalenderliste auf Kalender hinzufügen.

Wählen Sie Leeren Kalender erstellen.

Name, Farbe und Symbol vergeben, unter „Hinzufügen zu“ die Gruppe „Meine Kalender“ wählen, Speichern.

Wichtig für Exchange-Konten: Nur der Hauptkalender steuert Ihre Frei/Beschäftigt-Zeiten. Termine in einem zweiten Kalender sehen Kollegen im Terminplanungs-Assistenten nicht als „beschäftigt“ – wer selbst angelegte Kalender für Arbeitstermine nutzt, produziert Doppelbuchungen.

Kalender von Kollegen hinzufügen

Hat eine Kollegin ihren Kalender freigegeben, kommt eine Einladung per Mail – Annehmen genügt. Ohne Einladung, aber mit Berechtigung (in vielen Firmen sehen alle die Frei/Beschäftigt-Zeiten aller):

Klassisch: Start → Kalender öffnen → Aus Adressbuch → Namen suchen → OK.

Neu / Web: Kalender hinzufügen → Aus Verzeichnis hinzufügen → Konto wählen → Namen eingeben → Hinzufügen.

Der Kalender erscheint unter „Freigegebene Kalender“ oder „Personenkalender“. Was Sie sehen, hängt von der Stufe ab, die die Person vergeben hat – von „nur beschäftigt“ bis „alle Details“.

Google Kalender in Outlook anzeigen

Zwei Wege, mit sehr unterschiedlichem Ergebnis:

Weg 1: Google-Konto als Konto hinzufügen (beide Richtungen)

Im neuen Outlook, in Outlook für Mac und in der Outlook-App: Einstellungen → Konten → Konto hinzufügen → Google-Adresse. Der Google Kalender erscheint als eigenes Konto, Termine lassen sich in Outlook anlegen und ändern, Google übernimmt sie. Das ist der Weg, den Sie wollen, wenn Sie den Google Kalender wirklich benutzen.

Weg 2: ICS-Link abonnieren (nur lesen)

Im klassischen Outlook gibt es Weg 1 nicht. Hier abonnieren Sie den Kalender:

In Google Kalender im Browser: Zahnrad → Einstellungen → links den Kalender anklicken → Kalender integrieren → die „Geheime Adresse im iCal-Format“ kopieren.

In Outlook: Start → Kalender öffnen → Aus dem Internet → Link einfügen → OK → Ja.

Der Kalender ist in Outlook schreibgeschützt und aktualisiert sich in Abständen von mehreren Stunden – Google steuert das Intervall, nicht Outlook. Wer eben einen Termin in Google eingetragen hat, sieht ihn in Outlook oft erst am Nachmittag.

Beliebigen Kalender per ICS-Link abonnieren

Derselbe Weg funktioniert für alle Kalender, die einen ICS-Link anbieten: Schulkalender, Vereins- und Ligapläne, Ferienkalender, Buchungskalender aus Tools wie Calendly oder Doodle. Neu / Web: Kalender hinzufügen → Aus dem Web abonnieren → Link einfügen → Name und Farbe vergeben → Importieren. Klassisch: Kalender öffnen → Aus dem Internet.

Achten Sie auf den Unterschied zwischen Abonnieren (Link, bleibt aktuell) und Importieren einer .ics-Datei (einmalige Kopie, wird nie aktualisiert). Wer eine Datei importiert, hat in drei Monaten einen veralteten Kalender.

Feiertage in Outlook hinzufügen

Klassisch: Datei → Optionen → Kalender → Feiertage hinzufügen → Deutschland anhaken → OK. Outlook trägt die bundesweiten Feiertage als ganztägige Termine in den Hauptkalender ein – ohne Unterscheidung nach Bundesland.

Neu / Web: Kalender hinzufügen → Feiertage → Deutschland. Der Feiertagskalender erscheint als separater Kalender, den Sie ausblenden können.

Für Bundesland-Feiertage (Fronleichnam, Reformationstag, Allerheiligen) lohnt ein ICS-Abonnement eines Feiertagskalenders für Ihr Bundesland – die Microsoft-Liste kennt nur die neun bundesweiten Tage.

Kalender anzeigen, überlagern, ausblenden

Ein-/Ausblenden: Häkchen vor dem Kalendernamen in der linken Liste.

Nebeneinander: Standard, sobald zwei Kalender aktiv sind.

Überlagern: Im klassischen Outlook auf den kleinen Pfeil im Registerreiter des Kalenders klicken oder Ansicht → Überlagern; im neuen Outlook werden aktive Kalender automatisch überlagert, jede Farbe steht für einen Kalender.

Reihenfolge und Gruppen: Kalender lassen sich per Drag-and-drop in Gruppen wie „Team“ oder „Extern“ sortieren; Rechtsklick auf „Meine Kalender“ → Neue Kalendergruppe.

Wenn im Kalender nicht nur eingetragen, sondern verhandelt wird

Alle Kalender an einem Ort zu sehen, ist die halbe Arbeit. Die andere Hälfte ist das Finden eines Termins mit jemandem, dessen Kalender Sie nicht sehen: Kunden, Bewerber, Patienten. Yura liest freie Zeiten aus Outlook und dem Google Kalender, schlägt sie per Mail oder Chat vor und trägt den bestätigten Termin ein – in den richtigen Kalender, mit Teilnehmern und Erinnerung. Am Telefon erledigt das der KI-Telefonassistent, ohne dass jemand parallel im Kalender blättert.

Häufige Fragen

Warum sehe ich den hinzugefügten Kalender auf dem Handy nicht?

Selbst angelegte Kalender erscheinen nur, wenn sie auf dem Server liegen (Speicherort „Kalender“ des Exchange-Kontos). Abonnierte ICS-Kalender aus dem klassischen Outlook werden nicht synchronisiert – abonnieren Sie sie stattdessen in Outlook im Web, dann sind sie überall.

Kann ich einen Kalender aus Outlook wieder entfernen?

Ja: Rechtsklick auf den Kalender → Kalender löschen (eigene Kalender) bzw. Entfernen (freigegebene und abonnierte). Bei freigegebenen Kalendern verlieren Sie nur die Anzeige, die Daten bleiben beim Besitzer.

Wie viele Kalender kann ich in Outlook hinzufügen?

Technisch sehr viele; in der Praxis wird die Ansicht ab etwa acht gleichzeitig aktiven Kalendern unübersichtlich. Nutzen Sie Kalendergruppen und blenden Sie ein, was Sie gerade brauchen.

Kann ich einen Outlook-Kalender in Google Kalender anzeigen?

Ja, in Gegenrichtung mit dem Freigabelink aus Outlook (Kalender freigeben → Link für externe Empfänger) und in Google „Per URL hinzufügen“. Auch hier: nur lesen, Aktualisierung mit Verzögerung.

Termin buchen