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Google Kalender teilen – Rechte richtig vergeben | Yura.to

Google Kalender freigeben: die vier Berechtigungsstufen, Freigabe an Kollegen und Externe, öffentlicher Link – und wie Sie eine Freigabe wieder entziehen.

Einen Google Kalender zu teilen dauert eine Minute. Die Entscheidung davor ist wichtiger: wie viel die andere Person sehen soll. Google kennt vier Stufen, und der Unterschied zwischen der zweiten und dritten entscheidet darüber, ob Kollegen nur „belegt“ sehen oder auch lesen können, mit wem Sie sich treffen.

Die vier Berechtigungsstufen

  • Nur Verfügbarkeitsinformationen (keine Details) – die andere Person sieht ausschließlich belegte Blöcke, keine Titel, keine Teilnehmer. Die richtige Stufe für die ganze Firma.
  • Alle Termindetails ansehen – Titel, Ort, Beschreibung, Gäste. Für Kollegen, mit denen Sie eng zusammenarbeiten.
  • Termine ändern – darf anlegen, verschieben, löschen. Für Assistenz und Vertretung.
  • Termine ändern und Freigabeeinstellungen verwalten – darf zusätzlich weitere Personen berechtigen. Sparsam vergeben: Wer diese Stufe hat, kann Ihren Kalender an Dritte freigeben, ohne Sie zu fragen.

    • Termine, die Sie als privat markieren, bleiben auf den ersten beiden Stufen verborgen – dort erscheint nur „Beschäftigt“. Ab „Termine ändern“ sind sie sichtbar.

    Kalender mit bestimmten Personen teilen

  • Öffnen Sie calendar.google.com am Rechner. Die Freigabe geht nicht über die Handy-App.
  • Fahren Sie links über den Kalendernamen, klicken Sie auf die drei Punkte → Einstellungen und Freigabe.
  • Scrollen Sie zu Für bestimmte Personen oder Gruppen freigeben und klicken Sie auf Personen und Gruppen hinzufügen.
  • E-Mail-Adresse eingeben, rechts die Berechtigung wählen, Senden.

    • Die Person bekommt eine E-Mail mit einem Link. Erst wenn sie darauf klickt, erscheint Ihr Kalender in ihrer Ansicht – das wird oft übersehen, wenn jemand sagt „ich sehe nichts“.

    Innerhalb der Organisation (Google Workspace)

    In einem Workspace-Konto gibt es zusätzlich den Abschnitt Zugriffsberechtigungen für Termine. Dort legen Sie einmal fest, was alle Kolleginnen und Kollegen standardmäßig sehen – üblicherweise „Nur Verfügbarkeitsinformationen“. Das spart die Einzelfreigabe für jeden im Haus und reicht für die Terminfindung völlig aus.

    An Externe freigeben

    Der Weg ist derselbe – E-Mail-Adresse eintragen, Stufe wählen. Zwei Besonderheiten:

  • Hat die Person kein Google-Konto, kann sie den Kalender nicht in ihrer Google-Ansicht öffnen. Für sie ist der iCal-Link der richtige Weg (siehe unten).
  • In Workspace kann der Administrator externe Freigaben einschränken. Erscheint eine Warnung, entscheidet die Unternehmensrichtlinie, nicht Ihre Einstellung.

    • iCal-Link für andere Programme

    Im selben Einstellungsfenster, weiter unten unter Kalender integrieren, stehen zwei Adressen:

  • Geheime Adresse im iCal-Format – funktioniert ohne Google-Konto und lässt sich in Outlook, Apple Kalender oder Thunderbird abonnieren. Wer diesen Link hat, sieht den Kalender – es gibt kein Passwort. Nicht in Chats oder Dokumente kopieren, die weitergereicht werden; bei Verdacht über „Zurücksetzen“ ungültig machen.
  • Öffentliche Adresse im iCal-Format – nur nutzbar, wenn der Kalender öffentlich geschaltet ist.

    • Abonnierte iCal-Kalender aktualisieren sich in Abständen von mehreren Stunden. Das ist eine Grenze des Formats – für „in fünf Minuten geändert, jetzt sichtbar“ taugt der Weg nicht.

    Kalender öffentlich machen

    Unter Zugriffsberechtigungen für Termine gibt es den Haken Öffentlich verfügbar machen. Damit kann jeder den Kalender finden, und er kann in der Google-Suche erscheinen. Für Veranstaltungskalender sinnvoll, für persönliche Kalender praktisch nie – wählen Sie in dem Fall mindestens „Nur Verfügbarkeitsinformationen“.

    Freigabe entziehen

    Dasselbe Fenster, Abschnitt Für bestimmte Personen freigegeben: Neben der Person auf das X klicken. Die Änderung gilt sofort. Ein Blick in diese Liste lohnt sich, wenn jemand das Unternehmen verlässt – Freigaben bleiben sonst bestehen, solange das Konto existiert.

    Wenn der Kalender sichtbar ist, aber niemand einen Termin findet

    Freigabe löst „wann hast du Zeit“ für Kollegen. Bei Kunden, Patienten oder Bewerbern bleibt es beim Hin und Her: drei Vorschläge per Mail, zwei passen nicht, einer ist inzwischen vergeben. Yura liest freie Zeiten direkt aus dem Google Kalender, schlägt sie im Gespräch oder in der Nachricht vor und trägt den bestätigten Termin ein. Am Telefon übernimmt das der KI-Telefonassistent – auch abends, wenn niemand im Büro ist, und ohne dass jemand den Kalender freigeben muss.

    Häufige Fragen

    Warum sieht mein Kollege den Kalender nicht?

    Er hat die Einladungs-E-Mail nicht bestätigt. Bis dahin erscheint der Kalender bei ihm nicht. Alternativ kann er ihn unter „Weitere Kalender → Kalender abonnieren“ mit Ihrer Adresse hinzufügen, wenn die Berechtigung bereits gesetzt ist.

    Kann ich einen Kalender am Handy freigeben?

    Nein. Die Freigabe geht nur über calendar.google.com am Rechner – auch über den mobilen Browser in der Desktop-Ansicht.

    Sieht die andere Person meine privaten Termine?

    Auf den Stufen „Verfügbarkeit“ und „Alle Termindetails“ bleiben als privat markierte Termine verborgen. Ab „Termine ändern“ sind sie sichtbar.

    Wie teile ich nur einen bestimmten Kalender, nicht meinen Hauptkalender?

    Genau gleich – wählen Sie links den gewünschten Kalender aus. Jeder Kalender hat eigene Freigaben. Für Projekte und Teams lohnt sich ein eigener Kalender statt der Freigabe des persönlichen.

    Kann ich sehen, wer meinen Kalender abonniert hat?

    Nur bei Freigaben an bestimmte Personen – die stehen in der Liste. Wer den geheimen iCal-Link nutzt, taucht nirgends auf. Das ist der Grund, diesen Link zurückzusetzen, wenn er in falsche Hände geraten sein könnte.

    Weiterführend: Googles Anleitung „Kalender freigeben“.

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