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WhatsApp Business: automatische Antworten | Yura.to

Begrüßungs- und Abwesenheitsnachricht sowie Schnellantworten in WhatsApp Business einrichten – mit Textvorlagen und den Grenzen der App.

WhatsApp Business kennt drei Automatik-Funktionen: Begrüßungsnachricht, Abwesenheitsnachricht und Schnellantworten. Alle drei sind schnell eingerichtet und nehmen echte Arbeit ab – solange man weiß, was sie können und was nicht. Hier stehen die Schritte, fertige Texte und die Stelle, an der die kostenlose App aufhört zu helfen.

1. Begrüßungsnachricht

Geht automatisch raus, wenn jemand zum ersten Mal schreibt – oder nach 14 Tagen ohne Kontakt. Sie ist die einzige Nachricht, die jeder neue Kunde garantiert liest.

  • Einstellungen → Unternehmens-Tools → Begrüßungsnachricht.
  • Schalter „Begrüßungsnachricht senden“ aktivieren.
  • Text antippen und bearbeiten (bis 200 Zeichen).
  • Unter Empfänger festlegen: an alle, an alle außer bestimmte Kontakte, oder nur an ausgewählte.

    • Vorlage: Hallo und danke für Ihre Nachricht! Wir sind Mo–Fr von 8 bis 17 Uhr erreichbar und antworten in der Regel innerhalb weniger Stunden. Schreiben Sie uns gern direkt Ihr Anliegen – je konkreter, desto schneller können wir helfen.

    Fehler, den fast alle machen: „Wir melden uns schnellstmöglich.“ Das sagt nichts. Nennen Sie eine konkrete Zeitspanne und bitten Sie im selben Satz um die Information, die Sie ohnehin brauchen (Auftragsnummer, Wunschtermin, Adresse). Das spart eine ganze Nachrichtenrunde.

    2. Abwesenheitsnachricht

    Antwortet automatisch, wenn Sie nicht erreichbar sind.

  • Einstellungen → Unternehmens-Tools → Abwesenheitsnachricht.
  • Schalter aktivieren, Text eingeben.
  • Zeitplan wählen: Immer senden – etwa im Urlaub.
  • Benutzerdefinierter Zeitplan – ein konkreter Zeitraum mit Datum und Uhrzeit.
  • Außerhalb der Geschäftszeiten – greift auf die Öffnungszeiten im Profil zu. Diese Option erscheint nur, wenn dort Zeiten hinterlegt sind.
  • Empfänger festlegen, speichern.

    • Vorlage (außerhalb der Geschäftszeiten): Danke für Ihre Nachricht! Wir sind gerade außerhalb unserer Geschäftszeiten (Mo–Fr, 8–17 Uhr). Wir lesen Ihre Nachricht am nächsten Werktag und melden uns. In dringenden Fällen erreichen Sie uns unter [Telefonnummer].

    Tipp: Die Abwesenheitsnachricht geht einmal pro Gespräch raus, nicht bei jeder einzelnen Nachricht – schreibt jemand dreimal hintereinander, bekommt er sie trotzdem nur einmal.

    3. Schnellantworten

    Textbausteine für alles, was Sie ohnehin ständig tippen: Preisliste, Anfahrt, Öffnungszeiten, Zahlungsdaten.

  • Einstellungen → Unternehmens-Tools → Schnellantworten.
  • + antippen, Nachricht eingeben (auch mit Bild oder Dokument).
  • Ein Kürzel vergeben, z. B. anfahrt.
  • Im Chat / tippen, Kürzel wählen – der Text wird eingefügt.

    • Es sind bis zu 50 Schnellantworten möglich. Sinnvoll sind selten mehr als zehn; darüber hinaus dauert das Suchen länger als das Tippen.

    Labels: die vierte Funktion, die kaum jemand nutzt

    Unter Unternehmens-Tools → Labels lassen sich Chats einfärben – „Neue Anfrage“, „Termin vereinbart“, „Angebot raus“, „Bezahlt“. In der Chatliste sehen Sie dann auf einen Blick, wo etwas offen ist. Das ist kein Ersatz für ein CRM, aber für ein Ein-Personen-Geschäft oft ausreichend.

    Was die App nicht kann

    Die drei Funktionen verschicken vorformulierte Sätze. Sie lesen die eingehende Nachricht nicht und reagieren nicht auf ihren Inhalt. Konkret heißt das:

  • Auf „Haben Sie Donnerstag um 14 Uhr frei?“ kommt dieselbe Begrüßung wie auf „Wo finde ich Sie?“.
  • Nichts wird weitergeleitet, nichts landet im Kalender, nichts wird zusammengefasst.
  • Antwortet ein Kunde nachts, bekommt er die Abwesenheitsnachricht – und wartet bis zum nächsten Morgen, auch wenn seine Frage in zwei Sekunden beantwortbar gewesen wäre.

    • Der Schritt danach

    Die WhatsApp-Integration von Yura ersetzt die Textbausteine durch echte Beantwortung: Die KI liest die Nachricht, beantwortet wiederkehrende Fragen aus Ihren Vorgaben, schlägt freie Termine aus dem Kalender vor und trägt sie nach Bestätigung ein. Was individuell ist, geht mit Zusammenfassung an einen Menschen. Kunden, die lieber anrufen, landen beim KI-Telefonassistenten, der denselben Kalender nutzt – so entstehen keine Doppelbuchungen zwischen Chat und Telefon.

    Häufige Fragen

    Warum kommt meine Abwesenheitsnachricht nicht an?

    Häufigste Ursachen: Die Option „Außerhalb der Geschäftszeiten“ ist gewählt, aber im Profil sind keine Öffnungszeiten hinterlegt; oder der Kontakt hat innerhalb desselben Gesprächs bereits eine erhalten.

    Kann ich unterschiedliche Abwesenheitsnachrichten für Urlaub und Feierabend hinterlegen?

    Nein, es gibt nur einen Text. Sie können ihn jederzeit ändern, aber nicht zwei Varianten parallel aktiv halten.

    Funktionieren die Automatiken auch, wenn mein Handy aus ist?

    Nein. Anders als bei E-Mail-Abwesenheitsnotizen laufen sie auf dem Gerät. Ist das Handy aus oder offline, wird nichts verschickt, bis es wieder online ist.

    Kann ich Schnellantworten mit Kollegen teilen?

    Nicht in der App – sie liegen im jeweiligen Konto. Bei verknüpften Geräten desselben Kontos stehen sie überall zur Verfügung.

    Zählen automatische Antworten als Werbung?

    Nein, solange sie auf eine Kundennachricht reagieren. Aktiv verschickte Nachrichten ohne vorherige Anfrage brauchen dagegen eine Einwilligung – das ist beim Broadcast relevant, nicht hier.

    Weiterführend: die offizielle Übersicht zur WhatsApp Business App.

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