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Trello Mitglieder einladen und Rechte vergeben | Yura.to

Trello-Board teilen: Mitglied, Beobachter und Administrator im Vergleich, Gäste von außerhalb einladen, Zugriff entziehen – und was beim Ausscheiden zu tun ist.

Ein Board zu teilen ist ein Klick. Die Frage dahinter ist, wer was darf – und die stellt sich spätestens, wenn ein externer Dienstleister mitarbeiten soll oder jemand das Unternehmen verlässt. Trello trennt dabei zwischen Rechten im Arbeitsbereich und Rechten am einzelnen Board; das wird oft verwechselt.

Jemanden zu einem Board einladen

  • Board öffnen, oben auf Teilen klicken.
  • E-Mail-Adresse oder Trello-Namen eingeben.
  • Rechts die Rolle wählen (siehe unten) und Einladung senden.

    • Alternativ erzeugt Link erstellen eine Einladung, die jeder mit dem Link verwenden kann. Praktisch für ein Team, riskant für alles andere: Der Link lässt sich weiterleiten. Wenn Sie ihn nutzen, deaktivieren Sie ihn danach wieder.

    Die Rollen am Board

  • Administrator – darf alles: Mitglieder hinzufügen und entfernen, Sichtbarkeit ändern, Board schließen. Mindestens zwei pro Board, sonst steht das Board still, wenn die eine Person im Urlaub ist.
  • Mitglied – darf Karten anlegen, bearbeiten, verschieben, kommentieren. Die normale Rolle für Mitarbeitende.
  • Beobachter – darf lesen und kommentieren, aber nichts ändern. In höheren Tarifen verfügbar; sinnvoll für Vorgesetzte oder Kunden, die den Stand sehen sollen, ohne einzugreifen.

    • Arbeitsbereich vs. Board

    Ein Arbeitsbereichsmitglied kann alle Boards öffnen, deren Sichtbarkeit auf „Arbeitsbereich“ steht – ohne dass jemand es einzeln einlädt. Das ist gewollt und praktisch, wird aber unterschätzt: Wer ein Board mit sensiblen Inhalten anlegt und die Sichtbarkeit nicht auf Privat stellt, hat es faktisch für die ganze Firma freigegeben.

    Faustregel: Projektboards auf „Arbeitsbereich“, Boards mit Personal-, Kunden- oder Zahlendaten auf „Privat“.

    Externe einladen – Gäste

    Personen ohne Zugang zum Arbeitsbereich lassen sich einzeln zu einem Board einladen. Sie sehen dann ausschließlich dieses Board, nicht die übrigen. Zwei Punkte dazu:

  • Tarifabhängig. Die Zahl der Gäste und ob sie überhaupt erlaubt sind, hängt vom Tarif und den Einstellungen des Arbeitsbereichs ab.
  • Datenschutz. Sobald personenbezogene Daten auf dem Board stehen – Kundennamen, Bewerberdaten – gilt für den externen Zugriff dasselbe wie für jedes andere Werkzeug: Zweck klären, Zugriff dokumentieren, bei Auftragsverarbeitung einen Vertrag schließen. Mehr dazu auf unserer Seite zum Datenschutz.

    • Zugriff entziehen

    Board → Teilen → neben der Person auf die Rolle klicken → Aus Board entfernen. Die Person verliert den Zugang sofort; ihre Kommentare und Karten bleiben erhalten, die Zuweisung auf Karten wird entfernt.

    Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters reicht das nicht. Gehen Sie zusätzlich durch:

  • Mitgliedschaft im Arbeitsbereich beenden – sonst bleiben alle Boards mit Sichtbarkeit „Arbeitsbereich“ offen.
  • Karten übergeben: Filtern Sie nach der Person (Filter → Mitglied) und weisen Sie offene Karten neu zu, bevor Sie sie entfernen.
  • Board-Administratoren prüfen: War die Person einziger Administrator eines Boards, muss vorher jemand anders ernannt werden.

    • Wenn das Board nur die halbe Wahrheit zeigt

    Rechte sauber zu vergeben hilft nur, wenn auf dem Board auch steht, woran gearbeitet wird. Der größte Teil der Absprachen passiert aber weiterhin in Mail und Chat, und nur ein Bruchteil landet als Karte. Der Aufgaben-Extraktor von Yura erkennt Aufgaben direkt in Nachrichten und legt sie über die Trello-Integration mit Verantwortlichem und Frist an – so bildet das Board ab, was tatsächlich zugesagt wurde.

    Häufige Fragen

    Kann ich jemandem nur eine einzelne Liste freigeben?

    Nein. Rechte gelten immer für das ganze Board. Wer nur einen Teil sehen soll, braucht ein eigenes Board.

    Was ist der Unterschied zwischen Entfernen und Deaktivieren?

    Entfernen betrifft ein Board. Deaktivieren betrifft den Arbeitsbereich und nimmt den Zugriff auf alle Boards dort – ohne das Konto zu löschen.

    Sehen Gäste die anderen Mitglieder?

    Sie sehen die Mitglieder der Boards, zu denen sie eingeladen sind. Das übrige Verzeichnis des Arbeitsbereichs bleibt ihnen verborgen.

    Wie finde ich heraus, wer Zugriff auf ein Board hat?

    Board → Teilen: Dort stehen alle Mitglieder mit Rolle. Prüfen Sie zusätzlich die Sichtbarkeit – bei „Arbeitsbereich“ kommen alle Arbeitsbereichsmitglieder hinzu, die dort nicht einzeln aufgeführt sind.

    Kann ein Mitglied das Board löschen?

    Nein, nur Administratoren können ein Board schließen und löschen. Karten archivieren dürfen dagegen alle Mitglieder.

    Weiterführend: die offizielle Trello-Hilfe von Atlassian.

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