Trello Board archivieren, löschen, wiederherstellen | Yura.to
Trello-Board schließen und löschen, archivierte Karten wiederfinden und Gelöschtes wiederherstellen – plus was beim Löschen endgültig verloren geht.
Trello kennt zwei Stufen des Aufräumens: archivieren (reversibel) und löschen (endgültig). Wer sie verwechselt, verliert Daten – oder wundert sich, warum ein Board nach dem „Löschen“ noch da ist. Hier steht, was wo landet und wie man es zurückholt.
Karten archivieren
Karte öffnen → Archivieren. Sie verschwindet vom Board, bleibt aber vollständig erhalten – mit Kommentaren, Anhängen und Verlauf.
Wiederfinden: Board-Menü (rechts) → Archiv. Dort lässt sich suchen, und über Zurück aufs Board kommt die Karte in ihre alte Liste zurück. Erst im Archiv erscheint zusätzlich Löschen – das ist der zweite, endgültige Schritt.
Listen archivieren
Listenmenü (drei Punkte über der Liste) → Diese Liste archivieren. Die Karten darin verschwinden mit, bleiben aber im Archiv auffindbar. Beim Wiederherstellen der Liste kommen sie zurück.
Praktisch am Quartalsende: Statt Karten einzeln zu archivieren, die ganze „Erledigt“-Liste archivieren und eine neue anlegen.
Board schließen und löschen
Ein gelöschtes Board ist weg. Es gibt keinen Papierkorb, aus dem Trello es zurückholt, und der Support stellt gelöschte Boards in der Regel nicht wieder her. Deshalb ist Schließen fast immer die richtige Wahl: Es kostet nichts, blockiert keine Board-Kontingente im kostenlosen Tarif und lässt sich jederzeit rückgängig machen.
Vor dem Löschen: exportieren
Wenn ein Board wirklich weg soll, sichern Sie vorher den Inhalt. Board-Menü → Drucken, exportieren und teilen:
Anhänge, die Sie direkt in Trello hochgeladen haben, sind im JSON nur verlinkt, nicht enthalten. Mit dem Board verschwinden auch diese Dateien – wer sie braucht, lädt sie vorher herunter oder legt sie gleich in einem Cloud-Speicher ab und verlinkt sie nur.
Aufbewahrung im Unternehmen
Boards mit Kundendaten sollten nicht „für alle Fälle“ ewig offen bleiben. Zwei Fragen genügen für eine saubere Regel: Wie lange brauchen wir das fachlich? und Gibt es eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist? Was beides nicht erfüllt, wird archiviert und nach Ablauf gelöscht. Das ist derselbe Gedanke wie bei E-Mails – nur wird er bei Projektwerkzeugen selten angewandt.
Warum Boards überhaupt verwaisen
Die meisten Boards sterben nicht, weil das Projekt endet, sondern weil die Pflege nicht mehr passiert: Die Arbeit läuft weiter in Mail und Chat, das Board zeigt einen Stand von vor drei Wochen. Der Aufgaben-Extraktor von Yura hält es aktuell, indem er Aufgaben aus laufenden Nachrichten erkennt und über die Trello-Integration als Karte anlegt – ohne dass jemand daran denken muss. Ein Board, das von selbst mitwächst, muss man seltener archivieren.
Häufige Fragen
Wo finde ich archivierte Karten?
Board-Menü → Archiv. Oben lässt sich zwischen Karten und Listen umschalten und gezielt suchen.
Kann ich ein gelöschtes Board wiederherstellen?
Nein. Geschlossene Boards lassen sich wieder öffnen, gelöschte nicht. Deshalb immer erst schließen und erst nach einer Wartezeit löschen.
Zählen geschlossene Boards zum Limit?
Nein. Im kostenlosen Tarif zählen nur offene Boards gegen das Kontingent von zehn pro Arbeitsbereich.
Was passiert mit Karten, die ich aus einem geschlossenen Board verlinkt habe?
Die Verknüpfung bleibt bestehen, führt aber ins Leere, solange das Board geschlossen ist. Nach dem Wiederöffnen funktioniert sie erneut.
Kann ich mehrere Karten auf einmal archivieren?
Über das Listenmenü: Alle Karten dieser Liste archivieren. Einzelne Karten lassen sich nicht per Mehrfachauswahl archivieren.
Weiterführend: die offizielle Trello-Hilfe von Atlassian.
